En el caso de una entidad pequeña, y donde la secretaria es la responsable del recibo de la correspondencia, es ella quien hace las entregas personalmente ya que por lo regular el personal está ubicado en oficinas cerca.
En las entidades o empresas que cuentan con oficina de archivo y correspondencia, normalizan la entrega de la documentación por medio de un mensajero el cual hace los recorridos en horas fijas,
Cuando las comunicaciones se envían con el mensajero de la entidad es importante dejar constancia de la entrega, para ello se diligencia un formato de control de mensajería.
Cuando se emplea el servicio de correo, es necesario conocer las disposiciones legales que rigen los servicios postales nacionales e internacionales se debe tener en cuenta lo siguiente:
Escoger el medio eficaz para que la entrega sea oportuna, comparar los costos que implica el despacho con las tarifas del correo, embalar o empacar correctamente el envío, de acuerdo con las normas de servicios postales ,utilizar los servicios especiales, de acuerdo con la importancia de los envíos.
Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, la recepción de comunicaciones vía fax Cada vez que se reciba un fax, se deberán tener en cuenta:
Valorar la información, y si es necesario garantizar su conservación y preservación dentro de un expediente, para lo cual se procederá a reproducir el documento en un papel que garantice su perdurabilidad.
Una vez reproducido el documento se deberá presentar al área de archivo quien para su respectiva radicación, quienes deberán proceder a asignar número, fecha y hora de recibido, así como el registro en el sistema; posteriormente hará su distribución
Recepción de comunicaciones vía correo electrónico Se entiende como correo electrónico toda comunicación no interactiva de texto, datos, imágenes o mensajes de voz, que tiene lugar entre un remitente y un destinatario y que se desarrolla mediante sistemas que utilizan enlaces de telecomunicación. El servicio de correo electrónico es un instrumento de comunicación organizacional, es una herramienta de utilidad en el trabajo diario
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